Wednesday, December 26, 2018
Surat ialah potongan yang tidak terpisahkan dari acara insan pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, insan akan menjalin korelasi yang semakin luas dengan aneka macam individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
1. Falsafah dasar
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan korelasi dengan organisasi atau perusahaan lain semoga acara bisnisnya sanggup berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina korelasi tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penerapan masukana komunikasi lainnya ibarat telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Makara yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ intinya yaitu aneka macam macam acara pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang acara bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat ialah alat komunikasi tertulis yang mempunyai kegunaan untuk memberikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut sanggup berupa pemdiberitahuan, pengumuman, pernyataan, permintaan, permintaan, laporan dan sebagainya. melaluiataubersamaini perantaraan surat, setiap orang sanggup eksklusif berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih lampau.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh lantaran itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat sanggup mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam menentukan sekretaris yang akan menangani acara korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan sanggup terkotori dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai metode dan watak korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang-kadang akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh lantaran itu pengirim harus berusaha semoga sanggup mempersembahkan kesan yang baik dalam benak si peserta surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus ibarat seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, lantaran intinya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, lantaran ada hukum dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq. ‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim digunakan dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa teladan untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini semoga mahasiswa lebih praktis mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk memberikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh lantaran itu isi surat juga sanggup mencerminkan gambaran diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, lantaran surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, contohnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu acara tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik ialah sumber data yang kelak akan dibutuhkan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis ibarat brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi hambatan waktu, jarak dan tenaga. Dll.
3. Surat yang Baik
Penulis surat sanggup menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus diadaptasi dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan dihentikan kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh alasannya itu pengetahuan terkena tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi memakai bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga watak kesopanan sehingga menjadi lebih praktis dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal diberikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan materi rujukan : dokumen/arsip dan aneka macam macam data pendukung yang diperlukan
4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey terkena transaksi bisnis internasional menandakan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui masukana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui perundingan tatap muka eksklusif ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil perundingan tatap muka ‘face to face negotiation’ pada balasannya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (didiberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka tiruana catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan tamat yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan abreviasi ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditanhadirani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
melaluiataubersamaini demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada balasannya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang digunakan dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau perundingan tatap muka, pada balasannya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, alasannya tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya tidak mungkin sanggup dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar korelasi bisnis kita bisa jadi spesialuntuk mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang sudah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh lantaran itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan pertama dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap pertama perkenalan mungkin sekilas spesialuntuk diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh lantaran itu desain amplop maupun kop surat perlu dibentuk dengan desain yang cantik dan indah yang sanggup mempersembahkan informasi dasar terkena perusahaan, terutama yang sanggup menawarkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita sudah mendapat pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan perjuangan bisnis tersebut. Pesanan pertama ialah ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang sanggup digunakan yaitu apakah perusahaan sanggup memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan sempurna waktu’ sebagaimana yang disahkan dalam dokumen ‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang kesepakatan komitmen atau dalam menawarkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan sanggup mencapai kedua samasukan diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk sanggup menunjang mewujudkan tercapainya ketiga samasukan tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari kawan bisnis perusahaan.
5. Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas sudah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, diberikut ini yaitu beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi yaitu mengkomunikasikan atau memberikan pesan, amanat, diberita maupun informasi dan data kepada korelasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai diberikut :
a. Jelas, isi pesan dan diberita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang digunakan dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai diberikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan memakai kata-kata yang sempurna untuk konteks kalimat tertentu, jikalau dibutuhkan anda sanggup memakai engkaus untuk mencari kata-kata yang sempurna (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak memakai kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menjadikan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan peserta surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan perhiasan dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, lantaran itu jikalau kita sanggup menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat praktis untuk sanggup ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan gambaran diri dan kepribadian kita. Ketikan atau goresan pena yang rapi akan mempersembahkan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menanhadirani surat itu yaitu seorang yang teliti, membersihkan, rapih dan efisien. Hindari penerapan penghapus (tip-ex) atau correction pen, lantaran surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya sanggup dibagi-bagi dalam beberapa potongan sebagai diberikut :
Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim. Pembahasan lebih lanjut terkena problem ini akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menanhadirani surat tertentu, terlebih lampau luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya tidakboleh 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, lantaran andalah yang menjadi penanggung jawaban atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan korelasi anda, oleh lantaran itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menanhadiraninya.
6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan tetapkan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah diberikan respon jawabanan atas pesanan yang masuk, lazimnya jawabanan sementara atas pesanan yang masuk meskipun spesialuntuk berupa pemdiberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja semenjak surat pemesanan diterima kita sudah harus sanggup mempersembahkan jawabanan & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
1. Falsafah dasar
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan korelasi dengan organisasi atau perusahaan lain semoga acara bisnisnya sanggup berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina korelasi tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penerapan masukana komunikasi lainnya ibarat telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Makara yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ intinya yaitu aneka macam macam acara pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang acara bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat ialah alat komunikasi tertulis yang mempunyai kegunaan untuk memberikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut sanggup berupa pemdiberitahuan, pengumuman, pernyataan, permintaan, permintaan, laporan dan sebagainya. melaluiataubersamaini perantaraan surat, setiap orang sanggup eksklusif berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih lampau.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh lantaran itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat sanggup mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam menentukan sekretaris yang akan menangani acara korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan sanggup terkotori dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai metode dan watak korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang-kadang akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh lantaran itu pengirim harus berusaha semoga sanggup mempersembahkan kesan yang baik dalam benak si peserta surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus ibarat seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, lantaran intinya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, lantaran ada hukum dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq. ‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim digunakan dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa teladan untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini semoga mahasiswa lebih praktis mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk memberikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh lantaran itu isi surat juga sanggup mencerminkan gambaran diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, lantaran surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, contohnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu acara tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik ialah sumber data yang kelak akan dibutuhkan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis ibarat brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi hambatan waktu, jarak dan tenaga. Dll.
3. Surat yang Baik
Penulis surat sanggup menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus diadaptasi dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan dihentikan kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh alasannya itu pengetahuan terkena tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi memakai bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga watak kesopanan sehingga menjadi lebih praktis dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal diberikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan materi rujukan : dokumen/arsip dan aneka macam macam data pendukung yang diperlukan
4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey terkena transaksi bisnis internasional menandakan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui masukana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui perundingan tatap muka eksklusif ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil perundingan tatap muka ‘face to face negotiation’ pada balasannya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (didiberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka tiruana catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan tamat yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan abreviasi ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditanhadirani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
melaluiataubersamaini demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada balasannya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang digunakan dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau perundingan tatap muka, pada balasannya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, alasannya tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya tidak mungkin sanggup dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar korelasi bisnis kita bisa jadi spesialuntuk mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang sudah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh lantaran itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan pertama dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap pertama perkenalan mungkin sekilas spesialuntuk diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh lantaran itu desain amplop maupun kop surat perlu dibentuk dengan desain yang cantik dan indah yang sanggup mempersembahkan informasi dasar terkena perusahaan, terutama yang sanggup menawarkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita sudah mendapat pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan perjuangan bisnis tersebut. Pesanan pertama ialah ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang sanggup digunakan yaitu apakah perusahaan sanggup memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan sempurna waktu’ sebagaimana yang disahkan dalam dokumen ‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang kesepakatan komitmen atau dalam menawarkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan sanggup mencapai kedua samasukan diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk sanggup menunjang mewujudkan tercapainya ketiga samasukan tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari kawan bisnis perusahaan.
5. Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas sudah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, diberikut ini yaitu beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi yaitu mengkomunikasikan atau memberikan pesan, amanat, diberita maupun informasi dan data kepada korelasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai diberikut :
a. Jelas, isi pesan dan diberita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang digunakan dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai diberikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan memakai kata-kata yang sempurna untuk konteks kalimat tertentu, jikalau dibutuhkan anda sanggup memakai engkaus untuk mencari kata-kata yang sempurna (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak memakai kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menjadikan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan peserta surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan perhiasan dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, lantaran itu jikalau kita sanggup menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat praktis untuk sanggup ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan gambaran diri dan kepribadian kita. Ketikan atau goresan pena yang rapi akan mempersembahkan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menanhadirani surat itu yaitu seorang yang teliti, membersihkan, rapih dan efisien. Hindari penerapan penghapus (tip-ex) atau correction pen, lantaran surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya sanggup dibagi-bagi dalam beberapa potongan sebagai diberikut :
Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim. Pembahasan lebih lanjut terkena problem ini akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menanhadirani surat tertentu, terlebih lampau luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya tidakboleh 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, lantaran andalah yang menjadi penanggung jawaban atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan korelasi anda, oleh lantaran itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menanhadiraninya.
6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan tetapkan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah diberikan respon jawabanan atas pesanan yang masuk, lazimnya jawabanan sementara atas pesanan yang masuk meskipun spesialuntuk berupa pemdiberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja semenjak surat pemesanan diterima kita sudah harus sanggup mempersembahkan jawabanan & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.