Tuesday, December 25, 2018
Pembuatan diskripsi jabatan (job description) yang masuk akal dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka (wawancara) - oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.
Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih lampau--tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang gres dibentuk. Dalam hal ini lebih sempurna untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” berdasarkan kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada ketika diimplementasikan.
Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:
• Diskripsi jabatan yaitu suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang ialah tugas-tugas yang harus dilakukan dan ialah pertanggungjawabanan yang menempel akrab pada sebuah jabatan tertentu.
• Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.
• Diskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.
• Diskripsi jabatan juga ialah berbicara terkena informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.
• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.
Penyusunan diskripsi jabatan ialah satu kebutuhan yang harus dipenuhi sebuah organisasi. Diskripsi jabatan sering mempunyai imbas menyerupai cermin bagi manajemen. Di sini manajemen sanggup memakai diskripsi jabatan tersebut untuk menemukan adanya ketidakseimbangan dalam organisasinya terutama yang menyangkut bidang tugas, wewenang, tanggung tanggapan dan sebagainya. Beberapa manfaat yang bisa ditarik dalam penyusunan diskripsi jabatan antara lain sebagai diberikut:
• Sebagai materi untuk mengadakan perbandingan antara kiprah dan pekerjaan dalam suatu perusahaan dengan kiprah dan pekerjaan pada perusahaan yang lainnya (termasuk sistem kompensasi yang berlaku).
• Sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam perusahaan melalui proses penilaian jabatan.
• Sebagai dasar untuk pembentukan performance appraisal system, penyusunan
program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, rekrutmen, dan sebagainya.
• Memmenolong seseorang untuk bisa lebih mengerti terkena kiprah wewenang maupun tanggung-jawaban dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan memmenolong dalam hal memdiberi materi orientasi jabatan untuk penjabatan baru.
• Menjelaskan dan menjernihkan terkena ruang lingkup jabatan dalam sebuah organisasi sehingga sanggup dihindari kemungkinan salah interpretasi, overlapping, dan sebagainya.
• Memmenolong dalam program-program perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk diantaranya program-program petes, pengaturan kembali sistem dan mekanisme kerja dan lain-lain.
Penyusunan diskripsi jabatan akan sangat terkait akrab dengan struktur organisasi yang ada di perusahaan. melaluiataubersamaini demikian pembuatan diskripsi jabatan dalam sebuah perusahaan yang belum menerima “ketenangan” dalam struktur organisasinya yaitu sia-sia belaka, alasannya bersamaan dengan selesainya pembuatan diskripsi jabatan, maka struktur organisasi - serta jabatan-jabatannya - sudah akan tidak sama dengan yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan tersebut. Halini mengatakan bahwa penyusunannya diskripsi jabatan juga akan berafiliasi dengan duduk perkara waktu (disamping biaya tentunya). Dari segi waktu, biasanya setelah beberapa minggu/bulan waktu harus dikeluarkan untuk penyusunan; maka masih diharapkan pula waktu beberapa minggu/bulan lamanya untuk memeriksa, mengevaluasi dan memperbaiki isi daripada diskripsi jabatan tersebut, sebelum hasil sanggup diterima dan diputuskan oleh manajemen untuk diimplementasikan.
Kemudian hasil diskripsi jabatan ini masih harus pula dipelihara dan dievaluasi secara kontinyu supaya tetap up-to-date. Penyusunan diskripsi jabatan sebuah perusahaan seharusnya dilaksanakan sendiri oleh para pejabat-pejabat yang duduk dalam struktur organisasi yang ada. Dasar pertimbangan utamanya yaitu spesialuntuk merekalah yang paling tahu dan paham terkena tugas-tugas yang harus dilaksanakan, wewenang maupun
tanggung-jawaban yang ada, dan sebagainya. Dalam hal ini, jikalau perusahaan tidak mempunyai personil yang andal (company specialist) untuk melaksanakan penyusunan diskripsi jabatan, maka penyusunannya sanggup dilakukan dengan menolongan konsultan
dari luar secara bersama-sama. Hanya saja di sini proses akan berlangsung jauh lebih usang berhubung konsultan tersebut harus mengenal dan mempelajari terlebih lampau terkena sesuatu yang ada dalam organisasi perusahaan (termasuk tiruana jabatan).
Proses penyusunan deskripsi pekerjaan akan dipertamai dengan kegiatan pengumpulan data baik melalui pengamatan lapangan, kuesioner, wawancara dengan para pemegang jabatan yang ada maupun lewat data sekunder (referensi, studi literatur, dsb). Bahan-bahan yang terkumpul tersebut kemudian harus diolah dan disusun kembali serta diseragamkan untuk setiap jabatan yang sama (dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengawasan maupun persyaratan yang bersifat umum). Hasil penyusunan pertama yang berupa draft diskripsi jabatan kemudian harus dievaluasi dan didiskusikan kembali dengan individu yang memegang jabatan untuk kemudian diteliti kebenarannya. Berdasarkan penilaian dan koreksi yang dilaksanakan kemudian disusun “final job description” dan jadinya bisa
diimplementasikan. Diskripsi jabatan bukanlah sesuatu hal yang bersifat konstant
(permguan) oleh alasannya itu tindak lanjut (follow up) berupa penilaian secara
kontinyu tetap diharapkan supaya diskripsi jabatan selalu up-to-date.
Diskripsi jabatan intinya menggambarkan wacana bagaimana kenyataan suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan. Secara komprehensif diskripsi akan meliputi perihal:
1. Nama Jabatan : di sini akan disebutkan masa jabatan yang ada dan sesuai dengan struktur organisasi yang sudah dirancang dalam proses pembuatan struktur organisasi sebelumnya. Sekaligus di sini akan disebutkan nomor instruksi dari jabatan tersebut untuk megampangkan dalam proses pendataan nantinya.
2. Kedudukan Jabatan : di sini akan disebutkan kedudukan jabatan tersebut dalam
struktur organisasi yang ada, misalkan berada di departemen/bagian/seksi apa. Dari pernyataan ini akan sanggup diketahui dengan praktis tingkat/hirarki jabatan tersebut dalam struktur organisasinya.
3. Ikhtisar Jabatan : menandakan terkena tujuan umum atau tujuan dasar dari suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan yang lain. Ikhtisar jabatan ini bisa pula dikatakan sebagai kesimpulan (summary) dari tugas-tugas pokok.
4. Tugas-Tugas Pokok : mencakupkan daftar tugas-tugas yang harus dilaksanakan; meliputi kiprah rutin (harian), kiprah terpola (periodik mingguan/bulanan), dan kiprah insidentil/tambahan yang kejadiannya berlangsung secara random.
Tugas-tugas yang dituliskan terutama sekali yang frekuensi kegiatannya cukup sering. Dari daftar kiprah ini, maka tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan suatu jabatan dan bagaimana kiprah tersebut harus dilaksanakan akan dituliskan serinci mungkin.
5. Wewenang : mengatakan “the right & power” dari suatu jabatan untuk memerintah, memutuskan, menegaskan aturan/prosedur yang harus ditaati, dan sebagainya. Wewenang biasanya akan lebih banyak ditujukan ke mereka yang mempunyai kedudukan level/hirarki) yang berada pribadi di lini-atas suatu jabatan. Selanjutnya diskripsi jabatan seringkali pula akan dilengkapi dengan spesifikasi dan kondisi kerja di mana jabatan/kegiatan tersebut akan diselenggarakan secara rutin. melaluiataubersamaini spesifikasi dan kondisi kerja, maka di sini akan didiberikan citra umum terkena spesifikasi dan kondisi kerja menyerupai posisi kerja, pengetahuan dan kecakapan teknis yang diperlukan, kondisi kerja (temperatur, suara, penerangan dan kondisi lingkungan fisik kerja lainnya) dan resiko-resiko kerja yang mungkin dihadapi. Penggambaran wacana spesifikasi maupun kondisi kerja ini prasyarat jabat dan sekaligus pula bisa dimanfaatkan untuk dasar penentuan kompensasi jabatan.
Spesifikasi Jabatan Spesifikasi jabatan mempersembahkan suatu citra terkena kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memdiberi identifikasi dan formulasi secara terang wacana syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan terkena prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa mempunyai contoh dasar untuk melaksanakan aktivitas recruiting maupun pembinaan (petes). Spesifikasi
jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, alasannya spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik diputuskan sebagi diberikut:
1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan menyerupai pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.
2. Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah keterampilan (skill) ini susah untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan ialah bentuk-bentuk sikap yang penting dalam mempersembahkan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses tes yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.
3. Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat ini yang paling susah untuk diukur. Sikap pada hakekatnya ialah kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa - terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.
Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih lampau--tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang gres dibentuk. Dalam hal ini lebih sempurna untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” berdasarkan kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada ketika diimplementasikan.
Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:
• Diskripsi jabatan yaitu suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang ialah tugas-tugas yang harus dilakukan dan ialah pertanggungjawabanan yang menempel akrab pada sebuah jabatan tertentu.
• Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.
• Diskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.
• Diskripsi jabatan juga ialah berbicara terkena informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.
• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.
Penyusunan diskripsi jabatan ialah satu kebutuhan yang harus dipenuhi sebuah organisasi. Diskripsi jabatan sering mempunyai imbas menyerupai cermin bagi manajemen. Di sini manajemen sanggup memakai diskripsi jabatan tersebut untuk menemukan adanya ketidakseimbangan dalam organisasinya terutama yang menyangkut bidang tugas, wewenang, tanggung tanggapan dan sebagainya. Beberapa manfaat yang bisa ditarik dalam penyusunan diskripsi jabatan antara lain sebagai diberikut:
• Sebagai materi untuk mengadakan perbandingan antara kiprah dan pekerjaan dalam suatu perusahaan dengan kiprah dan pekerjaan pada perusahaan yang lainnya (termasuk sistem kompensasi yang berlaku).
• Sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam perusahaan melalui proses penilaian jabatan.
• Sebagai dasar untuk pembentukan performance appraisal system, penyusunan
program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, rekrutmen, dan sebagainya.
• Memmenolong seseorang untuk bisa lebih mengerti terkena kiprah wewenang maupun tanggung-jawaban dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan memmenolong dalam hal memdiberi materi orientasi jabatan untuk penjabatan baru.
• Menjelaskan dan menjernihkan terkena ruang lingkup jabatan dalam sebuah organisasi sehingga sanggup dihindari kemungkinan salah interpretasi, overlapping, dan sebagainya.
• Memmenolong dalam program-program perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk diantaranya program-program petes, pengaturan kembali sistem dan mekanisme kerja dan lain-lain.
Penyusunan diskripsi jabatan akan sangat terkait akrab dengan struktur organisasi yang ada di perusahaan. melaluiataubersamaini demikian pembuatan diskripsi jabatan dalam sebuah perusahaan yang belum menerima “ketenangan” dalam struktur organisasinya yaitu sia-sia belaka, alasannya bersamaan dengan selesainya pembuatan diskripsi jabatan, maka struktur organisasi - serta jabatan-jabatannya - sudah akan tidak sama dengan yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan tersebut. Halini mengatakan bahwa penyusunannya diskripsi jabatan juga akan berafiliasi dengan duduk perkara waktu (disamping biaya tentunya). Dari segi waktu, biasanya setelah beberapa minggu/bulan waktu harus dikeluarkan untuk penyusunan; maka masih diharapkan pula waktu beberapa minggu/bulan lamanya untuk memeriksa, mengevaluasi dan memperbaiki isi daripada diskripsi jabatan tersebut, sebelum hasil sanggup diterima dan diputuskan oleh manajemen untuk diimplementasikan.
Kemudian hasil diskripsi jabatan ini masih harus pula dipelihara dan dievaluasi secara kontinyu supaya tetap up-to-date. Penyusunan diskripsi jabatan sebuah perusahaan seharusnya dilaksanakan sendiri oleh para pejabat-pejabat yang duduk dalam struktur organisasi yang ada. Dasar pertimbangan utamanya yaitu spesialuntuk merekalah yang paling tahu dan paham terkena tugas-tugas yang harus dilaksanakan, wewenang maupun
tanggung-jawaban yang ada, dan sebagainya. Dalam hal ini, jikalau perusahaan tidak mempunyai personil yang andal (company specialist) untuk melaksanakan penyusunan diskripsi jabatan, maka penyusunannya sanggup dilakukan dengan menolongan konsultan
dari luar secara bersama-sama. Hanya saja di sini proses akan berlangsung jauh lebih usang berhubung konsultan tersebut harus mengenal dan mempelajari terlebih lampau terkena sesuatu yang ada dalam organisasi perusahaan (termasuk tiruana jabatan).
Proses penyusunan deskripsi pekerjaan akan dipertamai dengan kegiatan pengumpulan data baik melalui pengamatan lapangan, kuesioner, wawancara dengan para pemegang jabatan yang ada maupun lewat data sekunder (referensi, studi literatur, dsb). Bahan-bahan yang terkumpul tersebut kemudian harus diolah dan disusun kembali serta diseragamkan untuk setiap jabatan yang sama (dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengawasan maupun persyaratan yang bersifat umum). Hasil penyusunan pertama yang berupa draft diskripsi jabatan kemudian harus dievaluasi dan didiskusikan kembali dengan individu yang memegang jabatan untuk kemudian diteliti kebenarannya. Berdasarkan penilaian dan koreksi yang dilaksanakan kemudian disusun “final job description” dan jadinya bisa
diimplementasikan. Diskripsi jabatan bukanlah sesuatu hal yang bersifat konstant
(permguan) oleh alasannya itu tindak lanjut (follow up) berupa penilaian secara
kontinyu tetap diharapkan supaya diskripsi jabatan selalu up-to-date.
Diskripsi jabatan intinya menggambarkan wacana bagaimana kenyataan suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan. Secara komprehensif diskripsi akan meliputi perihal:
1. Nama Jabatan : di sini akan disebutkan masa jabatan yang ada dan sesuai dengan struktur organisasi yang sudah dirancang dalam proses pembuatan struktur organisasi sebelumnya. Sekaligus di sini akan disebutkan nomor instruksi dari jabatan tersebut untuk megampangkan dalam proses pendataan nantinya.
2. Kedudukan Jabatan : di sini akan disebutkan kedudukan jabatan tersebut dalam
struktur organisasi yang ada, misalkan berada di departemen/bagian/seksi apa. Dari pernyataan ini akan sanggup diketahui dengan praktis tingkat/hirarki jabatan tersebut dalam struktur organisasinya.
3. Ikhtisar Jabatan : menandakan terkena tujuan umum atau tujuan dasar dari suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan yang lain. Ikhtisar jabatan ini bisa pula dikatakan sebagai kesimpulan (summary) dari tugas-tugas pokok.
4. Tugas-Tugas Pokok : mencakupkan daftar tugas-tugas yang harus dilaksanakan; meliputi kiprah rutin (harian), kiprah terpola (periodik mingguan/bulanan), dan kiprah insidentil/tambahan yang kejadiannya berlangsung secara random.
Tugas-tugas yang dituliskan terutama sekali yang frekuensi kegiatannya cukup sering. Dari daftar kiprah ini, maka tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan suatu jabatan dan bagaimana kiprah tersebut harus dilaksanakan akan dituliskan serinci mungkin.
5. Wewenang : mengatakan “the right & power” dari suatu jabatan untuk memerintah, memutuskan, menegaskan aturan/prosedur yang harus ditaati, dan sebagainya. Wewenang biasanya akan lebih banyak ditujukan ke mereka yang mempunyai kedudukan level/hirarki) yang berada pribadi di lini-atas suatu jabatan. Selanjutnya diskripsi jabatan seringkali pula akan dilengkapi dengan spesifikasi dan kondisi kerja di mana jabatan/kegiatan tersebut akan diselenggarakan secara rutin. melaluiataubersamaini spesifikasi dan kondisi kerja, maka di sini akan didiberikan citra umum terkena spesifikasi dan kondisi kerja menyerupai posisi kerja, pengetahuan dan kecakapan teknis yang diperlukan, kondisi kerja (temperatur, suara, penerangan dan kondisi lingkungan fisik kerja lainnya) dan resiko-resiko kerja yang mungkin dihadapi. Penggambaran wacana spesifikasi maupun kondisi kerja ini prasyarat jabat dan sekaligus pula bisa dimanfaatkan untuk dasar penentuan kompensasi jabatan.
Spesifikasi Jabatan Spesifikasi jabatan mempersembahkan suatu citra terkena kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memdiberi identifikasi dan formulasi secara terang wacana syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan terkena prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa mempunyai contoh dasar untuk melaksanakan aktivitas recruiting maupun pembinaan (petes). Spesifikasi
jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, alasannya spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik diputuskan sebagi diberikut:
1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan menyerupai pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.
2. Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah keterampilan (skill) ini susah untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan ialah bentuk-bentuk sikap yang penting dalam mempersembahkan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses tes yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.
3. Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat ini yang paling susah untuk diukur. Sikap pada hakekatnya ialah kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa - terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.